La société O-Kidia développe des dispositifs numériques disponibles sur tablette ou sur une interface web en mode SaaS, permettant, grâce à des statistiques et des algorithmes de stratification et prédiction, d'améliorer l'évaluation, le suivi et l'orientation thérapeutique des troubles du neurodéveloppement et de santé mentale associés chez les enfants et les adolescents.
Nos innovations reposent sur une approche trans-diagnostique en réseaux de symptômes. Nous contribuons à la structuration des données et la production d'évaluations et de suivi standardisés selon les recommandations de la HAS.
Notre mission est de réduire l'errance médicale et d'accélérer la prise en charge en Santé Mentale grâce à l'hybridation des technologies, IA biomédicale et expertises cliniques.
O-Kidia souhaite informer ses Utilisateurs, à travers la présente Politique de Confidentialité (ci-après la « Politique »), de la manière dont nous traitons (c'est-à-dire collectons, utilisons, conservons…) et protégeons leurs données personnelles (par exemple, nom, prénom, adresse, informations relatives à la santé…) via ses services dont « Spectrum Mind®» (l'« Application ») :
O-Kidia s'engage à respecter l'ensemble des dispositions législatives et réglementaires françaises et européennes relatives à la protection des données personnelles, comme :
Dans la présente version du 31 juillet 2025, la présente « Politique » permet d'assurer la protection, la sécurité, la confidentialité et le traitement transparent des Données. Elle permet d'assurer la simplicité d'utilisation et l'adaptation aux usages et aux besoins des utilisateurs des Services de O-Kidia quel que soit leur vulnérabilité.
Les services numériques de O-Kidia comme la plateforme Spectrum Mind® n'assurent pas un diagnostic et ne saurait pas se substituer aux conseils et expertises d'un professionnel de santé.
Cette « Politique » peut être modifiée, complétée ou mise à jour afin notamment de se conformer à toute évolution légale, réglementaire, jurisprudentielle ou technique.
En dehors des termes définis ci-dessous, l'ensemble des termes en lettres capitales, dans la présente Politique, sont définies à l'article 4 du RGPD :
Lors de vos interactions avec O-Kidia, vous allez nous transmettre un certain nombre d'informations à votre sujet dont certaines sont de nature à vous identifier (« données à caractère personnel »).
O-Kidia est Responsable du traitement quand la société agit pour son compte et décide pour quelles raisons elle utilise vos données personnelles (cf. « Finalités des traitements de données : Pourquoi & Comment ? »)
Le Professionnel de santé, Utilisateur Rattaché, est le Responsable du traitement quand il décide pour quelles raisons il utilise vos données personnelles, par exemple quand il utilise O-Kidia pour administrer des questionnaires ou récolter des informations sur vos santés ou vie quotidienne. Dans ce cas, O-Kidia agit comme sous-traitant, pour le compte de l'Utilisateur.
Les catégories de données à caractère personnel collectées à votre sujet varient selon les relations que vous entreprenenez avec O-Kidia, dont les principales sont :
En sa qualité de sous-traitant, O-Kidia est amené également à traiter les catégories de données suivantes :
Le caractère obligatoire ou facultatif des données personnelles demandées et les éventuelles conséquences d'un défaut de réponse à l'égard des Utilisateurs de la plateforme sont précisés lors de leur(s) collecte(s). Ces données sont collectées depuis différentes sources :
Utilisateur(s) Rattaché(s) - Le contenu des données personnelles de l'Utilisateur Rattaché, i.e. le professionnel de santé, n'est pas exploité par O-Kidia. Il sert les Services de O-Kidia pour bien mener leur mission de sécurité et de gestion des droits de l'Utilisateur et de l'Application.
Personne suivie – L'inscription d'une personne suivie aux outils et services proposés par O-Kidia donne lieu au renseignement des noms et prénoms de l'enfant, date de naissance, et sexe. Lorsque l'enfant est inscrit sur la plateforme par le professionnel de santé, des catégories particulières de données personnelles (données sensibles au sens de l'article 9 du RGPD) sont collectées sous la responsabilité du professionnel de santé, Utilisateur Rattaché, et traitées par O-Kidia, en l'espèce la collecte préalable d'informations relatives à l'état de santé de la personne suivie dans le cadre des évaluations des fonctions cognitives, émotionnels et comportementales.
Aidant(s) – Lors de l'utilisation de l'Application, l'Utilisateur Rattaché, i.e., peut vous demander de communiquer certaines données personnelles directement ou par l'intermédiaire de vos aidants. Les aidants correspondent à toute personne en relation légale ou induite de la Personne Suivie. Cela peut être les parents, les représentants légaux, les enseignant(e)s ou les assistant(e)s sociaux(les).
Si vous ne souhaitez pas communiquer les informations qui vous sont demandées, il se peut que vous ne puissiez pas accéder à certaines parties de l'Application, et que O-Kidia soit dans l'impossibilité de répondre à votre demande.
Le recueil de données personnelles repose sur des bases légales notamment du consentement de l'Utilisateur, Utilisateur Rattaché, Aidant(s), et/ou de la Personne Suivie à l'utilisation de l'Application.
Dans le cadre de l'utilisation de ses services et outils, O-Kidia est amenée à collecter et traiter plusieurs types de données de l'Utilisateur et la Personne suivie, pour la durée strictement nécessaire à la réalisation des finalités suivantes :
| Finalités | Données collectées | Bases légales | Durée de conservation |
|---|---|---|---|
| Génération des Résultats | Calcul de scores d'évaluation des questionnaires utilisés ; connaître les dates et personnes ayant renseignées les questionnaires (Nom, prénom, données de connexion et d'utilisation) ; connaître l'évolution de l'état de santé ; enrichir nos algorithmes de profiling de personnes suivies. Données de santé pseudonymisées incluant : données des services personnalisés, historique et profil médical, Documents, informations médicales remplies par la Personne Suivie et/ou aidants. Ces données peuvent être utilisées pour établir des statistiques et peuvent être anonymisées. | Consentement/CGU / Intérêt légitime de O-Kidia | Pour la durée fixée par la législation applicable ; 3 ans à compter de la date du dernier envoi de questionnaires ou formulaires par l'Utilisateur Rattaché en cas d'inactivité du Compte Utilisateur ; ou jusqu'à la résiliation du Compte Utilisateur ; ou 13 mois après la collecte des données de connexion ; ou 1 an à compter du jour de l'enregistrement de l'adresse IP ; ou 3 ans à compter de la collecte des Données de santé. |
| Données de santé collectées par les professionnels de santé | Sous la responsabilité du professionnel de santé, les données de santé collectées seront disponibles sur l'interface visuelle du professionnel. Données de santé pseudonymisées incluant : historique et profil médical, Documents, informations médicales remplies par la Personne Suivie et/ou aidants. Ces données peuvent être utilisées pour établir des statistiques et peuvent être anonymisées. | Consentement/CGU / Intérêt légitime de O-Kidia | Pour la durée fixée par la législation applicable |
| Analyse des paramètres comportementaux | Vidéo, évènements de la tablette ou de la plateforme web. Analyse statistique et modélisation des paramètres comportementaux sous forme anonymisée. O-Kidia garantit que le caractère anonymisé des données conservées ne permet en aucun cas d'identifier et/ou de réidentifier les personnes concernées. | Consentement/CGU | Pour la durée fixée par la législation applicable |
| Analyse des paramètres comportementaux (cas de la vidéo) | Analyse statistique et modélisation des paramètres comportementaux à partir de la vidéo. Les données vidéo sont stockées de façon chiffrée et temporairement par O-Kidia afin de les analyser (images) par lot. O-Kidia en extrait les paramètres comportementaux pour communiquer les Résultats. | Consentement/CGU | Pour la durée fixée par la législation applicable |
| Résultats et données de santé dans le cadre d'une méthodologie de recherche (MR-001 ou MR003) et d'une autorisation par le CPP | Lors de l'utilisation de certains Services (Spectrum Mind, XAI4Kids ou O-Games), les données collectées pourront être destinées à des fins de recherche sur l'étude du fonctionnement cérébral chez les enfants de 5 à 25 ans, si et seulement si vous avez consenti à cette finalité. Communication de statistiques agrégées au public et aux partenaires depuis des données anonymisées. | Consentement/CGU / Intérêt légitime de O-Kidia | Pour la durée fixée par la législation applicable |
| Création et gestion de Compte Utilisateur | Nom, prénom, date de naissance, pays, adresse personnelle, RPPS, numéro de téléphone, courriel, CV et toute autre information que vous nous communiquez. Pièce d'identité et diplômes (lorsque nécessaire). | Mesures précontractuelles – Nécessaire à l'exécution d'un Contrat (acceptation des Conditions d'Utilisation) | 2 ans à compter de votre dernier contact avec nous ou jusqu'à résiliation du Compte Utilisateur. Pièce d'identité et diplômes : conservés le temps nécessaire à la vérification d'identité. |
| Partage par les Utilisateurs Rattachés de leurs Fiches « Patient » | Partage et transmission des informations d'une personne suivie sur la Plateforme Spectrum Mind : Nom (et nom de naissance), prénom ; Historique des informations collectées, transmis avec le consentement de la personne suivie. | Nécessaire à l'exécution d'un contrat (acceptation des Conditions d'Utilisation) | Jusqu'à suppression par l'Utilisateur Rattaché, ou résiliation de son Compte Utilisateur. |
| Examen et traitement des demandes de renseignement | Nom, prénom, courriel, et toute autre information que vous nous communiquez | Consentement | Le temps de traiter votre demande |
| Gestion des partenariats | Nom, prénom, courriel, informations professionnelles et toute autre information que vous nous communiquez | Intérêt légitime | |
| Gestion des demandes de contact | Nom, prénom, courriel, et toute information que vous nous communiquez | Consentement | Le temps de traiter votre demande |
| Gestion de la prospection commerciale (B2B) | Nom, prénom, courriel, informations professionnelles. Envoi de messages personnalisés par email, notification in-app ou notification push. Affichage de messages personnalisés dans les Encarts de contenu affichés sur la Plateforme. | Intérêt légitime | 3 ans à compter de votre dernière interaction avec nous, ou le retrait du consentement, ou la suppression du Compte Utilisateur. |
| Envoi de la newsletter | Nom, prénom, courriel | Consentement | 3 ans à compter de votre dernière interaction avec nous |
| Examen et traitement des demandes au titre du RGPD | Données strictement nécessaires à la gestion des demandes de désabonnements aux newsletters. Données nécessaires à la gestion des demandes des personnes concernées en matière de protection de leurs données personnelles. | Respect d'une obligation légale | Pour la durée fixée par la législation applicable |
| Amélioration continue des Outils et Services – Production de statistiques | Permettre ou améliorer la navigation sur le Site. Communication de statistiques agrégées au public et aux partenaires. Mener des enquêtes de satisfaction facultatives (Nom, prénom, adresse email). Effectuer des statistiques sur l'utilisation de l'outil. Entraînement des modèles d'IA afin de créer des solutions innovantes et d'améliorer nos produits. Gestion des litiges. | Consentement/CGU / Intérêt légitime de O-Kidia / Consentement explicite pour les données de santé | Pour la durée fixée par la législation applicable ; 3 ans à compter de la date du dernier envoi de questionnaires ; ou jusqu'à la résiliation du Compte Utilisateur ; ou 13 mois après la collecte des données de connexion ; ou 3 mois à compter de la réception des réponses d'enquêtes volontaires ; ou 90 jours pour les métadonnées/données de connexion techniques. |
| Prévention et lutte contre la fraude informatique ; enquêtes de cybersécurité | Prévenir contre la fraude informatique (hacking, spamming…) (données de connexion et d'utilisation, matériel informatique utilisé pour la navigation, adresse IP et mot de passe) | Intérêt légitime | Pour les logs : 1 an à compter du dernier questionnaire ou formulaire administré. Pour l'adresse IP : 1 an à compter de son enregistrement. |
En principe, le Site et l'Application s'adressent à des personnes majeures capables de contracter des obligations conformément à la législation du pays dans lequel se trouve l'Utilisateur.
Conformément à la loi Article 32 du Règlement (UE) N°536/2014 du parlement européen 16 avril 2014 et en accord avec le règlement de la CNIL, au consentement de l'Utilisateur mineur de moins de 15 ans ou incapable doit s'ajouter le consentement préalable de son représentant légal préalablement à la saisie de ses données sur le Site et l'Application. Sauf obligation légale de confidentialité ou liée au secret médical, O-Kidia pourra directement informer ce représentant (i) des catégories spécifiques de données personnelles recueillies auprès de la personne mineure (ii) de la possibilité de s'opposer à la collecte, l'utilisation ou la conservation de celles-ci.
O-Kidia agit comme Sous-traitant, pour le compte du Professionnel de santé, qui décide des raisons et de la façon dont les données personnelles de la personne suivie sont utilisées.
| Pourquoi sont-elles utilisées ? | Quelles sont les données personnelles utilisées ? |
|---|---|
| Fourniture d'un Service de consultation Gestion des consultations des Personnes suivies et de leurs Proches |
|
| Fourniture d'un logiciel de gestion de cabinet et de tâches |
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| Fourniture d'un Service d'Envoi des questionnaires et/ou formulaires Partage d'informations via des formulaires/questionnaires en ligne |
|
| Gestion du parcours de soin des Patients Suivi des Personnes suivies, Assurer la bonne prise en charge |
|
| Réclamations et demandes de droits des Personnes suivies Gestion par les Utilisateurs rattachés des demandes de droit des Personnes suivies |
|
| Conduite d'enquêtes facultatives pour le compte du Responsable de traitement |
|
Vos données personnelles ne sont pas transmises à des acteurs commerciaux ou publicitaires.
En ce qui concernent les données de la Personne Suivie, celles-ci peuvent être traitées par des Sous-traitants de O-Kidia (prestataire pour l'hébergement des données concernant la santé), dans le respect absolu de la présente « Politique ».
De plus, afin de respecter les dispositions du Code de la santé publique concernant les données concernant la santé, O-Kidia a recours à un Hébergeur de Données de Santé (dit "HDS") basé en France et bénéficiant de la certification délivrée par le Ministère de la Santé.
Les professionnels de santé directement concernés par la Personne Suivie, disposent d'un accès spécifique à la Plateforme en qualité d'Utilisateur dont l'identité a préalablement été vérifiée par O-Kidia.
Certaines données pourront également être accessibles à des tiers autorisés ou encore à des organismes publics, auxiliaires de justice, officiers ministériels, afin de se conformer à toute loi ou réglementation en vigueur, à qui O-Kidia serait tenue de répondre (demande judiciaire ou administrative, etc.).
Nous ne partageons pas vos données à caractère personnel à un tiers non autorisé sans votre accord.
Vos données peuvent être communiquées au sein de O-Kidia à :
Les tiers autorisés sont les suivants :
O-Kidia conserve vos données à caractère personnel en France ou au sein de l'Espace Économique Européen (EEE) et n'effectue aucun transfert de données à caractère personnel en dehors de l'Union européenne.
Si, pour des raisons non identifiées à ce jour, vos données devaient être transmises en dehors de l'Union européenne, nous garantissons que le transfert sera effectué et devra faire l'objet d'un consentement si changement de la destination :
Les données à caractère personnel traitées par O-Kidia sont régies par des durées de conservation distinctes, comme suit :
Dans le cadre de certaines situations spécifiques, les données personnelles des Utilisateurs sont susceptibles d'être conservées au-delà des durées suscitées, de manière non exhaustive :
Le tableau ci-dessous résume les différentes durées de conservation :
| Pour faciliter et améliorer l'utilisation de l'Application | 5 ans |
| Pour permettre le calcul du score d'évaluation des troubles du neurodéveloppement et de santé mentale associés | 10 ans |
| Pour connaître l'évolution de l'état de santé | 10 ans |
| Pour vous permettre de connaître les dates et les personnes ayant renseignées les questionnaires | 10 ans |
| Pour prévenir et lutter contre la fraude informatique (spamming, hacking…) | 5 ans à compter de la clôture du dossier de fraude |
| Pour mener des enquêtes de satisfaction | À partir du début de la relation commerciale et pendant toute la durée de celle-ci |
| Pour mener des campagnes de communication sur l'activité de O-Kidia | 5 ans |
| Pour effectuer des statistiques sur l'utilisation de l'outil et un reporting interne | 10 ans |
| Pour gérer les litiges | Données relatives à la gestion des précontentieux : jusqu'au règlement amiable du litige ou à défaut jusqu'à la prescription de l'action en justice correspondante. Données relatives à la gestion des contentieux : jusqu'à expiration des voies de recours contre la décision rendue. |
| Pour gérer vos demandes d'exercice de droits « RGPD » | 5 ans à compter de la clôture de la demande |
O-Kidia s'engage à protéger les données à caractère personnel que nous collectons, ou ce que nous traitons, contre une perte, une destruction, une altération, un accès ou une divulgation non autorisée.
Conformément à l'article 32 du RGPD, nous mettons en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées, selon la nature des données et des risques que leur traitement comporte. Ces mesures doivent permettre de garantir le niveau de sécurité et de confidentialité le plus adapté aux risques encourus lors du traitement de ces données à caractère personnel. Elles peuvent comprendre des pratiques telles que des accès limités aux données à caractère personnel par des personnes habilitées, en raison de leurs fonctions.
De plus, nos pratiques et nos politiques et/ou des mesures de sécurité physiques et/ou logiques (accès sécurisé, procédé d'authentification, copie de sauvegarde, logiciel, etc.) seront régulièrement vérifiées et mises à jour si nécessaire.
Ces mesures comprennent ainsi notamment le stockage de vos données à caractère personnel et de vos données de santé dans un environnement d'exploitation approprié, sécurisé, uniquement accessible aux personnes habilitées et tenues de respecter la confidentialité de vos données.
Chaque fois que O-Kidia collecte et traite des Données personnelles, O-Kidia prend toutes les mesures raisonnables pour s'assurer de l'exactitude et de la pertinence des Données personnelles au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Conformément au Règlement 2016/679 (EU) sur la protection des données (ou RGPD), chaque Utilisateur dispose de la faculté d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente, de définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de ses données après décès ainsi qu'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité, et d'opposition pour motif légitime aux données les concernant. Vous pouvez également, et ce à tout moment, demander à retirer le consentement donné.
O-Kidia porte une attention particulière aux demandes d'exercice des droits des enfants sur sa Plateforme qui seront traitées dans les meilleurs délais.
O-Kidia a désigné un Délégué à la protection des données auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL). Pour exercer vos droits, merci de le contacter soit en écrivant à l'adresse dpo@O-Kidia.com, soit en écrivant par courrier à l'adresse suivante :
DPO – O-KidiaUn justificatif d'identité est susceptible d'être demandé aux Utilisateurs, notamment si l'objet de la demande porte sur les droits d'une personne mineure, où une vérification préalable sera effectuée auprès des demandeurs concernant la titularité de l'autorité parentale du mineur concerné.
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits sur vos données ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés.
O-Kidia agit en qualité de sous-traitant pour le traitement de vos données à caractère personnel collectées dans le cadre de la création de votre compte personnel Utilisateur, de votre navigation sur l'Application, la Plateforme ou les Services, et sous la responsabilité de l'Utilisateur Rattaché, professionnel de santé qui collecte la donnée auprès de la Personne Suivie et/ou ses Aidants.
O-Kidia prend les mesures propres à assurer la protection et la confidentialité des informations nominatives qu'elle détient ou qu'elle traite, dans le respect des dispositions légales et réglementaires.
D'autres organismes peuvent intervenir en qualité de Responsable de Traitement (O-Kidia et ceux-ci seront alors qualifiés de « co-Responsables de Traitement ») lorsque les Services ou Outils sont déployés dans le cadre de partenariats. Vous recevrez alors une information spécifique sur l'identité de ce partenaire.
Chaque fois que O-Kidia collecte et traite des Données personnelles, O-Kidia prend toutes les mesures raisonnables pour s'assurer de l'exactitude et de la pertinence des Données personnelles au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
La fourniture de ses services, O-Kidia fait appel à des prestataires qui agissent comme Sous-traitants au sens du RGPD et peuvent avoir accès aux données personnelles collectées par O-KIDIA uniquement dans le cadre et pour les besoins des opérations de traitement mentionnées ci-dessous. O-Kidia évalue la mise en place par ses sous-traitants des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité et la confidentialité des données traitées.
Conformément au RGPD et dans un souci de transparence, la liste des sous-traitants de O-Kidia, au 31 juillet 2025, est la suivante :
| Sous-traitant | Pays d'origine du prestataire | Localisation des serveurs | Catégorie de service concerné | Type de tâche effectuée |
|---|---|---|---|---|
| OVH Cloud | France | France | Hébergement | Hébergement des données de Services et des clés de chiffrement de O-Kidia (HDS) |
| Scaleway | France | France | Hébergement | Hébergement des données de Services O-Kidia & backup (HDS) |
| Sous-traitant | Pays d'origine du prestataire | Localisation des serveurs | Catégorie de service concerné | Type de tâche effectuée |
|---|---|---|---|---|
| Zoho | Inde | France | Support utilisateurs | Gérer la relation client/CRM |
| Sous-traitant | Pays d'origine du prestataire | Localisation des serveurs | Catégorie de service concerné | Type de tâche effectuée |
|---|---|---|---|---|
| Geco-IT | France | France | IT | Aide O-Kidia à garantir la disponibilité et la sécurité de ses infrastructures et environnements |
| Sous-traitant | Pays d'origine du prestataire | Localisation des serveurs | Catégorie de service concerné | Type de tâche effectuée |
|---|---|---|---|---|
| Agatha Life | Japon | Europe | QMS / Gestion de la qualité | Hébergement système qualité, documentation dispositif médical et système management de la qualité |
Politique de Confidentialité de O-Kidia
www.O-Kidia.com | 36, boulevard Gorbella, 06 100 Nice | Courriel : contact@O-Kidia.com